Müşteri Yönetimi

Ofisyol işletmelerin yürüttükleri müşteri faliyetlerini yönetme ve koordine etme imkanı sağlar. İşletmeler müşterilerini daha iyi tanımak zorundadırlar. Müşteri "her adımda " tanındığını ve kendisine değer verildiğini bilmek ister.

İşletmeler için yeni müşteri kazanmak kadar mevcut müşterinin memnuniyetini sağlamakta önemlidir.Bu da ancak doğru bilginin en hızlı ve güvenilir bir şekilde müşteriye ulaştırılması ile mümkündür.

Ofisyol Müşteri ilişkileri yönetim modülü ile müşterilerinize daha hızlı ve doğru cevap vermeyi müşteri odaklı bir şirket profili oluşturmayı amaçlamaktadır.

Genel Özellikler

1. Müşteri Bilgilerinin Kaydedilmesi
   1. Sicil Bilgileri
   2. İletişim Bilgileri
   3. Yetkili Bilgileri
   4. Sektör Grupları
   5. Firma Grupları
   6. Müşteri Kaynakları
   7. Resmi Evraklar
   8. Referans Müşteriler( Tavsiye )
2. Potansiyel Müşterilerin Kaydedilmesi
3. Ünvan Değişikliği
4. Adres Değişikliği
5. Mükerrer Müşteri Kontolü
6. Müşteri Birleştirme
7. Müşteri Arama ve Listeleme
8. Müşteri Raporları

Entegrasyon

1. İş( Süreç ) Akış Yönetimi
2. Teklif ve Sözleşme
3. Ses Kayıtları
4. Gelen - Giden E-posta Yönetimi
5. Resmi Evraklar
6. Haberleşme (Görev, Mesajlaşma, Toplantı, Sms vb)
7. Kargo
8. Muhasebe
9. Müşteri Arayüzü ve Girişi

İş(Süreç) Yönetimi

Müşteri ile yürütülen ilişkilerde müşteri bilgilerinin tam ve eksiksiz olması kadar yapılan iş ve işe ait detayların da kayıt altına alınması büyük önem taşımaktadır.

İşe ait tüm belge ve bilgilerin arşivlenmesi, ihtiyaç halinde kolay erişilebilir olması gerekir. Ofisyol uygulaması ile işlerinizi gruplayabilir, her işe ait yeni süreçler belirleyebilir ve zorunluluklar tanımlayabilirsiniz.

Her bir süreçte yapılanlar, yapılması gerekenler hakkında yorum ekleyebilir, takip tarihi atayabilirsiniz.Kendinize ya da grup arkadaşlarınıza hatırlatma kurabilirsiniz.

İş Akış Yönetimi (Adım Yönetimi )

Bir işin yerine getirilmesi sırasında iş başlangıcından itibaren ;

1. Proje Hazırlık ve İnceleme
2. Sorumlu Personel Atama
3. Resmi Kurumlarla Yazışmalar
4. Gelen - Giden Evraklar
5. Gelen - Giden E-posta
6. Gelen - Giden Kargo
7. Telefon Görüşmeleri
8. Müşteri Ziyaretleri
9. Müşteri Şikayetleri
10. Mesajlaşma
11. Görevlendirme
12. Teklif ve Sözleşme
13. Fatura ve Dekont İşlemleri vb. işlemler yapılmaktadır.

Bu işlemler sektörel olarak farklılıklar gösterebilmektedir.İş akışlarınızı işletmenizin kurumsal istekleri doğrultusunuda dilediğiniz şekilde tanımlayabilirsiniz.Süreçler öncesi zorunluluklar belirleyebilirsiniz.

Örneğin; Fatura kaydından önce vergi numarası ve vergi dairesinin girilmesini isteyebilir ya da iş başlatmadan önce sözleşme imzalanamasını zorunlu kılabilirsiniz. Her bir iş süreci için yapılanlar ve bu sürecin sonucunda yapılması gerekenler hakkında yorum girebilir, takip tarihi atayabilirsiniz.

Her bir iş süreci için yapılanlar ve bu sürecin sonucunda yapılması gerekenler hakkında yorum girebilir, takip tarihi atayabilirsiniz.

Örneğin; Müşteri ile yapılan telefon görüşmesi sonucunda görüşme detaylarını kayıt altına alarak bu görüşme neticesinde yapılması gerekenleri kaydedebilir ve takip tarihi ile müşteriye geri dönüş yapabilirsiniz.

İşin Son Durumu

Ofisyol uygulamasında işler Ana süreçler ve alt süreçler olmak üzere 2 basamaklı oalrak takip edilmektedir. Ana süreçler Aktif İş, Pasif İş, Müşteri ilişkisi gibi parametrik olarak tanımlanabilen süreçler iken, alt süreçler olumlu sonuçlandı,olumsuz sonuçlandı, müşteri onayı bekleniyor, kurum onayında gibi parametrik süreçler olabilmektedir.

Örneğin; Akti İş- Müşteriden Evrak Bekleniyor sürecinde olan bir iş ile ilk bakışta devam etmekte ve müşteriden geri dönüş beklenmekte olduğu anlaşılmaktadır.Ana süreçlere ve alt süreçlere anlam yüklemek tamamen sizin elinizde.

Döküman Yönetimi Sistemi (Arşiv)

Gelen ve giden tüm dokümanların takip ve arama işlemleri ile bu dokümanlarda gereksinime bağlı tanımlanmış iş akışlarının başlatılıp, takip edilebildiğ bir sitemdir. Müşteriden alınan bu dökümanlar farklı şekillerde gelebilmektedetir.

1. Ses Kayıtları
2. E-Posta
3. Kargo
4. Word, excel, pdf vb.

Ofisyol ile kayıt altına alınan bu bilgi ve belgeler windows klasör mantığı ile web tabanlı oalrak iş ve müşteri ile ilişkili olarak arşivlenmektedir.Güncelleme ve versiyon takibi yapılabilmektedir.

Günlük Yapılacaklar

Günlük yapılacaklar bir izleme ve hızlı erişim modülü oalrak tasarlanmıştır.Günlük yapılacaklar ile tek bir zayfa üzerinden müşteri ve işe ait her türlü detaya erişebilir, yeni işlemler başlatabilirsiniz.

Günlük Yapılacakların Bazı Özellikleri

1. Müşteriye ait aktif, pasif vb iş sayısı
2. İlk İşlem Tarih Ve Mesajı
3. Son İşlem
4. Tarih ve Mesajı
5. Yapılanlar
6. Yapılacaklar
7. Müşteri Klasörü vb.

Ofisyol ile kayıt altına alınan bu bilgi ve belgeler windows klasör mantığı ile web tabanlı oalrak iş ve müşteri ile ilişkili olarak arşivlenmektedir.Güncelleme ve versiyon takibi yapılabilmektedir.

Genel Özellikler

1. İş(Proje) Kaydı
2. Alt İş(Proje) Kaydı
3. İş Havalesi
4. Evrak Havalesi
5. İş Akış Yönetimi( Adım Yönetimi )
6. Döküman Yönetim Sistemi ( Arşiv )
7. Uyarı ve Hatırlatma
8. Mevzuat ve Uygulama
9. Günlük Yapılacaklar
10. Fiyatlandırma
11. İş Raporları

Entegrasyon

1. Müşteri İlişkileri Modülü
2. Teklif ve Sözleşme
3. Ses Kayıtları
4. Gelen - Giden E-posta Yönetimi
5. Resmi Evraklar
6. Döküman Yönetim Sistemi
7. Haberleşme (Görev, Mesajlaşma, Toplantı, Sms vb)
8. Kargo
9. Muhasebe

Haberleşme

Haberleşme modülü ile işleriniz ve personeliniz kontrol altında. Ofisyol haberleşme modülü ile şirket içi bildirimlerinizi tek bir noktadan daha hızlı ve doğru yönetebilmenizi amaçlamaktadır. Kolay kullanımı ve her türlü ihtiyaca cevap verebilen altyapısı sayesinde şirket içi bildirim ve görevlerin takibini kolaylıkla yapabilir süreçlerinizi hızlandırabilirsiniz. Diğer modüllere olan bağlantısı sayesinde personel avans-izin, kargo, evrak kontrolü vb. bildirimler tek bir çatı altında toplanmaktadır.

Görev sistemi

Görev sistemi ile firma içinde belli kategori ve özellikte (görev, dış görev, dış iş) görev verebilecek. Bu görevlerin işlem süreçlerini de detaylı olarak takip edebileceksiniz. Personelin gün içinde nelerle uğraştığını kayıt altına alabilecek, görevlerin süreç ve bitiş zamanlarının raporlanabilmesi sayesinde dönemsel bazda personel performans değerlendirmesi yapabileceksiniz.

Görevin her aşamasında görevi veren ve görevi alan kişi takip raporu sayesinde görev süreçlerinden haberdar olması sağlanacak. Görev bitiş tarihlerinde sistem, görevi alan kullanıcıyı uyaracaktır. Dilerseniz gerekli gördüğünüz kişileri de görev hakkında bilgilendirebilecek, onlarında görev süreci hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlayabileceksiniz. Kullanıcı tarafından tamamlanmış olan görevleri, isterseniz geri çevirebilecek yada değiştirerek yeniden kullanıcıya gönderebileceksiniz.

Müşteri ve iş süreçleri ile ilgili verilen görevi ofisyol anında ilgili kayıda entegre edecektir. Böylece iş yönetimi sayfasında iken müşteri ile ilgili görevlerin aşama ve gidişatlarını takip edebileceksiniz.

Mesajlaşma sistemi ve diğerleri

Haberleşme modülü içinde bulunan mesajlaşma sistemi ile müşteri ve ilgili işe ait bir bilgiyi personeller paylaşabilmekte bu konu hakkında yapılan iç yazışmalar kayıt altına alınmaktadır.Ürün, hizmet , müşteri ve iş süreçleri ile ilgili öneri-hata sistemi ile müşteri memnuniyeti ve personel takibi yapabilir. Duyuru sistemi sayesinde belirlediğiniz bir konu ile ilgili genel bilgilendirme yapabilirsiniz.

Haberleşme Klasör Yönetimi

Haberleşme klasör yönetimi sayesinde kullanıcı bazlı, dilediğiniz miktarda klasör açıp seçilen iletileri sürükle-bırak yöntemi ile yada sağ tuş ile istediğiniz klasöre göndererek kolayca arşivleme yapabilmekde detaylı arama ve filtreleme özellikleri sayesinde tip, durum, tarih, konu, kullanıcı, klasör vb. özelliklerde arama yapabilir haberleşme kutunuzda bulunan iletiye kolayca ulaşabilirsiniz. Sms gönderimi ile müşteri ve iş süreçleri ile ilgili bilgilendirme yapabilir. Uyarı hatırlatma sistemi ile personel grup bazlı hatırlatmalar kurabilirsiniz.

Genel Özellikler

1. Personel Avans Talebi Bildirimi
2. Duyuru Bildirimi
3. Evrak Havalesi Bildirimi
4. Gelen Kargo Bildirimi
5. Giden Kargo Bildirimi
6. Görev Bildirimi
7. Görev (Dış İş) Bildirimi
8. Görev (Dış) Bildirimi
9. Hata Bildirimi
10. Iş Havale Bildirimi
11. İzin Talebi Bildirimi
12. Kontrol Bildirimi
13. Mesajlaşma
14. Müşteri Yorum
15. Öneri Bildirimi
16. Ses Kayıt Bildirimi
17. Sistem Notu Bildirimi
18. Sms Gönderimi
19. Toplanti Bildirimi
20. Klasör Yönetimi
21. Gelişmiş Arama
22. Performans Raporları

Döküman Yönetimi

Ofis içi iş akışının en önemli unsurlarından biri, yaratılan ya da elde edilen belge ve dokümanlardır. Doküman yönetimi, özellikle de elektronik doküman yönetimi kavramı bu gelişme sonucu önem kazanmaktadır. İş akışlarının bilgisayar teknolojilerinin de devreye girmesiyle belli bir otomasyona geçmesi sayesinde, doküman yönetimi uygulamak bir zorunluluk haline gelmeye başlamıştır.

Bu noktada bilgiye erişiminizi kolaylaştıracak ve hızlandıracak yapıda tasarlanan ofisyol doküman yönetim sistemi iş yönetimi süreçleri, gelen-giden kargo evrakları, teklif-sözleşme, resmi evraklar ve ses kayıtları gibi adımlardan edinilen bilgileri arşivlemenize olanak sağlamaktadır.

Gerekli bilginin defalarca kullanımını sağlarken, gereksiz bilginin birikmesine fırsat vermeden elenmesini sağlamakla beraber bilgi ya da verilerin, elektronik ortamda ofisyol üzerinden herhangi bir noktadan kolayca erişilebilir, kaydedilebilir, denetlenebilir ve güncellenebilir olmasını sağlamaktadır.

Doküman Yönetim Sistemi Kazanımlar

1. Firmanın kurumsal içeriğinin kalitesinin artması
2. Basılı dokümana oranla, elektronik belge ve dokümanları hazırlama maliyetlerinin düşük olması.
3. Belge erişimi ve kontrolünün kolaylaşması
4. Belge birikimini önleyip, belge ve dokümanları kolay şekilde yönetilir hale gelmesi, tekrar tekrar kullanımı olan belgelerle, tek kullanımlı belgelerin kolaylıkla ayrıştırılması.

Yetki Yönetimi

Ofisyol yetki modülü, sistemdeki işlemleri yetkisiz erşime karşı korumak için geliştirilmiştir. Yetki modülünde, yönetici, bir kullanıcının sistemde oturum açıp kimlik bilgilerini doğruladıktan sonra Ofisyol sisteminde yürütebileceği işlemleri belirleyen yetkileri kullanıcılara tayin eder.

Yetkiler, bir rolle ilişkilendirilmiş yetki profilinde birleştirilir. Kullanıcı yöneticileri daha sonra kullanıcı ana kaydını kullanarak ilgili rolleri tayin eder; böylece kullanıcı kendi görevleri için uygun işlemleri kullanabilir.

Örneğin;İnsan kaynakları için "İK Grubu" nu oluşturularak, bu gruba giriş yapmasını istediğimiz yetkileri veririz.İnsan kaynakları kullanıcıları sadece kendilerine verilen yetki dahilinde işlem yapabilir, "Muhasebe" ile ilgili sayfalar üzerinde görüntüleme, listeleme, kayıt alma vb. işlemleri gerçekleştiremezler.

Ofisyol' a giriş yapıldığı anda giren kişiye özel değişkenler tanımlanır. Bu değişkenler kimin giriş yaptığını, ne zaman giriş yaptığını ve hangi modüllerde yetkisi olduğunu gösteren bilgilerdir. Dolayısıyla herhangi bir işlem yaptığında, bu işlemin kim tarafından ne zaman gerçekleştiirldiğide kayıt altına alınır. Bir kişinin sistemde bilerek bilmeyerek yaptığı hatalar da yine bu bilgiler vasıtasıyla kaydedilir. Yine sistemdeki kişileri bu bilgiler vasıtasıyla görebilirsiniz.

Genel Özellikler

1. Rol Grubu Tanımlama
2. Kullanıcı Grubu Tanımlama
3. İp Bazlı Giriş Kontrolü
4. Periyodik Şifre Değiştirme
5. Hesap Kilitleme
6. Tek Kullanıcı İle Tek Hesap Açma
7. Kullanıcı İşlem Logu

Personel Yönetimi

Ofisyol personel yönetimi modülü şirketinizde çalışan personellerinizin bilgilerini tutabileceğiniz kullanımı kolay bir insan kaynakları modülüdür. Personel yönetimi sayesinde çalışan ve işten ayrılan tüm personele ait bilgileri izleyebilir, şirket organizasyonunuzda pozisyon değişikliklerinin takibini yapabilir, bordrolarının takibini yapabilir, personel değerlendirme analizlerinin takibini yapabilirsiniz.

Genel Özellikler

1. Personel Kimlik Bilgileri
2. Personel Adres,Telefon Bilgileri
3. İşe Giriş Bilgileri
4. Eğitim Bilgileri
5. İş Deneyimi Bilgileri
6. Dil Bilgisi
7. Organizasyon Yönetimi
8. İzin Bilgileri
9. Ödül ve Ceza Bilgileri
10. Yakını Bilgileri
11. Sağlık Bilgileri

Uyarı Modülü

Uyarı modülü ile işleriniz ve takip listeniz kontrol altında. Ofisyol uyarı modülü ile müşteri iş süreçleri ile ilgili hatırlatmalarınızı grup bazlı kurabilir. Tarih, personel grubu, müşteri, proje ve konusuna göre uyarılara erişebilir.Müşteri ve iş yönetimi bağlantısı sayesinde ilgili adıma kolay erişim sağlayıp uyarının hangi işlem ile ilgili kurulduğunu takip edebilir, iş ile ilgili süreci gerçekleştirebilirsiniz.

Kolay kullanımı ve gelişmiş özellikleri ile hatırlatmalarınıza hızlı erişim sağlayıp uyarıyı sonlandırabilir, başka gruba yönlendirebilir, yeni bir uyarı tarihi kurabilir yada ilgili uyarıyı sonlandırabilirsiniz.

Entegrasyon

1. Müşteri İlişkileri Modülü
2. İş Yönetimi Modülü
3. Teklif ve Sözleşme
4. Ses Kayıtları
5. Gelen - Giden E-posta Yönetimi
6. Resmi Evraklar
7. Haberleşme (Görev, Mesajlaşma, Toplantı, Sms vb)
8. Kargo
9. Muhasebe

Kargo Yönetimi

Kargo gönderimi yapan firmaların ürünlerini ne zaman hangi kargoya verdiğini takip eden yazılım modülüdür. Ürünün hangi tarihte, hangi kargo firmasına verildiğini, kargolara ücretlerini, ödeme tipi (peşin veya alıcı öder) ile gönderildiğini takip edebilirsiniz.
Kargo ile gelen evrakların kontrolünü yapabilir, kargo evraklarını işle ilişkilendirebilirsiniz.
Göndereceğiniz kargolar için etiket basabilir, müşterilerinize otomatik bilgilendirme maili gönderebilirsiniz.Mail şablonu oluşturarak kargo bilgilerini ve kargo evraklarını müşteriye mail olarak iletebilirsiniz.
Kargo bilgilerine müşteri ve iaş altından erişebilir kargo takibini döküman yönetim sistemi üzerinden yapabilirsiniz.
Giden kargolarınız için kargo firmaları ile yapacağınız veri paylaşım antlaşması ile kargo durumunu sistem üzerinden takip edebilirsiniz.

Genel Özellikler

1. Gelen Kargo Kayıt
2. Giden Kargo Kayıt
3. Kargo Evrak Kontrolü
4. Kargo Bilgilendirme
5. Etiket Basımı Kargo Arama

Entegrasyon

1. Müşteri İlişkileri
2. İş ( Süreç ) Yönetimi
3. Döküman Yönetim Sistemi ( Arşiv )
4. Muhasebe

E-Posta Yönetimi

Ofisyol e-posta uygulaması kişisel mail hesaplarınızı Ofisyol ile ilişkilendirerek mail alıp göndermenizi sağlayan bir uygulamadır.
Müşteri yönetim modülü ve iş yönetim modülü ile entegre çalışabilen bir sistemdir.Ofisyol e-posta yönetim modülü ile gelen maillerinizin kim tarafından gönderildiği otomatik olarak tespit edilmekte iş ve müşteri bağlantıları kurulmaktadır.

E-Postaların Takip Edilmesi

E-postalarınızı mail kutunuzdan takip edebileceğiniz gibi, işin içerisinden yapılanlar bölümünden ya da müşteri ve proje klasörü altından gelen - giden e-posta dosyalarınndan da takip edebilrisiniz.

E-Postaların İş ile İlişkisi

Gelen ve giden mailleriniz işe ait süreçlerin bir parçası olabilirler.
Örneğin; Gönderdiğiniz bir mail ile müşterinizden sözlşeme onayı istiyor ya da müşteriden randevu talep ediyor olabilirsiniz. Ofisyol ile bu talepleriniz işin altında gösterilmekte ve iş süreçleri bu doğrultuda değişmektedir.Sözleşme onay talebi ile birlikte işinizin son durumu "Sözleşme Onayı Bekleniyor" olmaktadır.

Mail Şablonları

Müşterilerinize defalarca gönderdiğiniz kopyayı içeren şablonları oluşturabilirsiniz. Bir ileti yazıp şablon olarak kaydedebilir ve bu şablonu sonradan ihtiyacınız olduğunda kullanabilirsiniz. Şablonlarınıza dosya ekleyebilirsiniz.Şablon içerisindeki özel karaketerler müşteri bilgileri, yetkli bilgileri, iş bilgileri, personle bilgileri vb. otomatik olarak Ofisyol tarafından değiştirilerek mailiniz son halini almaktadır.
Örneğin;İş çeşitlerine bağlı olarak farklı mail şablonları kullanılabilir yada Türkçe ve İngilzice bilgilendirme şablonları düzenleyebilirsiniz.

Mail Kontrol Mekanizması

Maillerin doğru ve ortak bir formatta gitmesi, müşterilerin tam ve doğru bir şekilde bilgilendirilmesi amacı ile maillerinizin 2. bir kişi tarafından kontrol edilmesini sağlayabilrisiniz.Maillerinizi kontrol işleminden sonra gönderilmektedir.

Genel Özellikler

1. E-posta Aktivasyonu
2. Mail Gönderme
3. Mail Alma
4. Mail İletme
5. Mail Yönlendirme
6. Mail Kontrol
7. Birden fazla maili birleştirerek tek bir mail haline getirme
8. Bir maili iki farklı müşteri altına kaydetme
9. Şablon Oluşturma ve Kullanma
10. Mail Gruplarının Oluşturulması
11. Mail İle ilgili Yapılanlar ,Yapılacaklar ve Takip Tarihi atamaları
12. Uyarı ve Hatırlatmalar

Entegrasyon

1. Müşteri Yönetimi
2. İş ( Süreç ) Yönetimi
3. Döküman Yönetim Sistemi

Ses Kayıt Yönetimi

Santral ile kayıt altına alınan ses kayıtları Ofisyol tarafından müşteri ve iş ile ilişkilendirilmektedir.Arayan ve aranan numaralar Ofisyol uygulaması tarafından otomatik olarak tespit edilmektedir.
Müşteriyle yapılan görüşmeye istinaden yapılanlar, yapılacaklar ve tekrar arama tarihi gibi bilgiler kayıt altına alınabilmektedir.

Ofisyol Ses Kayıt Yönetim modülü Telesis ve Simens Santralleri ile entegre çalışmaktadır.

Ses Kayıtlarının Takibi

Gelen ve giden aramalarınıza ses kayıt yönetim modülünden ve iş içerisinde yapılanlar bölümünden ya da müşteri ve proje klasörü altından gelen - giden aramalar dosyalarından takip edebilirsiniz.

Ses Kayıtlarının İş ile İlişkisi

Gelen ve giden aramalrınız işe ait süreçlerin bir parçası olabilirler.
Örneğin; Gelen bir arama müşteri şikayetini içeriyor olabilir. Ofisyol ile bu arama işin içerisine müşteri şikayeti olarak kaydedilebilmektedir.

Genel Özellikler

1. Gelen - giden aramaların kayıt altına alınması
2. Arayan - aranan numara tespiti
3. Birden fazla ses kaydını birleştirerek tek bir kayıt haline getirme
4. Ses kayıt arama ve listeleme
5. Ses kayıtlarının eğitim ve toplantı olarak kaydedilmesi

Entegrasyon

1. Müşteri Yönetimi
2. İş ( Süreç ) Yönetimi
3. Döküman Yönetim Sistemi

Teklif Sözleşme Modülü

Bu modül ile müşterilerinize vereceğiniz teklifleri hazırlayabilir ve bu tekliflerin takibini yapabilirsiniz.

Teklif Şablonları

İş kategorilerine veya müşteri profillerine göre farklı teklif şablonları hazırlayarak gerektiğinde kullanabilirsiniz.Teklif şablonları MS-Word ile hazırlanmaktadır.Teklif şablonlarındaki özel karakterler müşteri bilgileri, ürün bilgileri, yetkili bilgileri vb. ile değiştirilmektedir..
Teklif şablonları ile birlikte teklifinizin gönderilmesi için mail şablonlarıda tanımlayabilirsiniz.Teklifiniz bu maile ek olarak gönderilecektir.

Genel Teklif

Belirli bir tarih aralığında seçilen iş kalemlerini içeren toplu bir tekliftir.Birden fazla iş için aynı anda teklif verebilirsiniz.
Teklifinizde beliritlen tarih aralığında yapacağınız tüm işlerde bu teklif geçerli olacaktır.Yeni iş kaydıyla birlikte genel sözleşmede geçerli olan fiyatlar otomatik olarak yeni işinizde geçerli olacaktır.

Özel Teklif

Tek bir işin için verilen tekliftir.Sadece o iş için geçerlidir.İlerki süreçte yapacağınız aynı iş türünde geçerli olmaz.

Teklif Hazırlama

1. Müşteri Bilgilerinin Girilmesi
2. Yetkili Bilgilerinin Girilmesi
3. Personel Bilgilerinin Girilmesi
4. Şablon Seçimi
5. Ürün Bilgilerininin Girilmesi

Genel Özellikler

1. Teklif Şablonu Oluşturma
2. Teklif - Mail Şablonu Oluşturma
3. Genel Teklif Düzenleme
4. Özel Teklif Düzenleme
5. Fiyat Listeleri
6. Teklif Durum Takibi
7. Teklif Dosyalarının Versiyonlanması
8. Teklif Dosyalarının Arşivlenmesi
9. Teklifleri E-posta modülü ile direkt gönderebilme

Entegrasyon

1. Müşteri Yönetimi
2. İş ( Süreç ) Yönetimi
3. Döküman Yönetim Sistemi
4. Muhasebe

Marka Modülü

Marka modülü sayesinde marka patent büroları potansiyel müşteri adayları ve müşterilerinin istekleri doğrultusunda; tescil için başvurusu yapılan ve tescil edilen tüm markaları araştırmaktadır. Bir markanın tescili için başvurusu yapılmadan önce; tescil edilip edilemeyeceği ve benzerlik kriterlerine göre araştırması yapılarak müşteri bilgilendirmesi marka tescili için yüksek önem teşkil etmektedir.

Bu doğrultuda araştırılması istenen markanın mevcut markalar içinde birden farklı kelime benzerlik koşulu gözetilerek aranması ve daha sağlıklı bir sonuca ulaşılması için geliştirilen marka modülü bu sektörde hizmet veren firmaların marka takibini kolaylaştırmayı amaçlamaktadır.

Marka Benzerlik Arama Sistemi

1. 9 farklı algoritma ile benzer markanın bulunmasında en yakın sonuç
2. izleme sonucuna kısa sürede ulaşım ve raporlama imkanı
3. Bülten ve/veya sınıf bazlı hızlı benzerlik sonucu üretebilme
4. Yenileme süresi gelen markaların dökümü
5. Çoklu marka izleme ile aylık T.P.E marka bülteninden yayınlanan markalar ile firma izleme listesinde bulunan markaların benzerlik sonucunu raporlayabilme.

Örneğin; Müşterilerinize ait takip edilmesi gereken 4000 markanız mevcut, T.P.E. bülteninde aylık ortalama 7000 marka yayına çıkmaktadır. Takip etmeniz gereken markalarınızın benzerlerini tek tek bültendeki markalarla kontrol etmek çok zamanınızı alacak. Ofisyol marka izleme modülü sayesinde takip listenizdeki markalarınızı ister tüm bültende ister bültende sınıf bazlı benzerlik aramasına sokup izleme sonuçları kısa sürede rapor olarak alabilemeniz mümkün.

Genel Özellikler

1. Marka Arama
2. Marka Detay Bilgileri
3. Marka Yenileme Dökümü
4. Marka Benzerlik Arama
5. Marka Çoklu İzleme
6. T.P.E. Marka Bülten Bilgileri Aktarımı

Firma Modülü

Ofisyol ile müşterileriniz işlerini internet üzerinden takip edebilirler.
Müşterileriniz kendilerene verilen kullanıcı adı ve şifre ile sisteme giriş yaparak müşterilere özel tasarlanmış firma modülünden işleri ile ilgili tüm detaylara, gelen - giden e-posta, ses kayıtları, kargo, hesab özeti vb bilgilere ulaşabilir.
Firma modülünde kendi reklamlarınızı yayınlayabilir, haber girişi yapabilirsiniz.

Genel Özellikler

1. İş Takibi
2. E-Posta Takibi
3. Ses Kayıtları
4. Kargo Takibi
5. Hesap Özeti
6. Müşteri Bilgileri
7. Hizmet Veren Personeller

Muhasebe Modülü

Muhasebe modülü ile satış, alış, ödeme, tahsilat işlerinizi kolayca takip edebilirsiniz. Cari hesap defteri veya veresiye defteri olarak da kullanılabilir. Hesap ekstresi alıp, müşterileriniz ile hesap mutabakatını anında sağlayabilir, kasanıza giren ve çıkan paraları kasa defterinde görebilirsiniz.

Cari İşlemler

Fiş İşlemleri

1. Mahsup Fişi
2. Tahsilat Fişi
3. Tediye Fişi
4. Fiş Aktarma
5. Fiş Arama Değiştirme

Fatura İşlemleri

1. Fatura Kayıt
2. Fatura Arama

Dekont İşlemleri

1. Dekont Kayıt
2. Dekont Arama

Makbuz İşlemleri

1. Makbuz Kayıt
2. Makbuz Arama

Hızlı İşlem Menüsü

1. Toplu Tahsil Fişi Kayıt
2. Toplu Tediye Fişi Kayıt
3. Toplu Mahsup Fişi Kayıt
4. Toplu Alış Faturası Kayıt
5. Toplu Satış Faturası Kayıt

Hesap Planları

1. Hesap Planları
2. Hesap Planı Eşleme
3. Hesaplar Arası Aktarım
4. Yıl Sonu Kapama / Açma
5. Yıl Sonu Devir

Muhasebe Raporları

1. Ödeme Planı Raporu
2. Muavin Defter
3. Mizan Defter Dökümü
4. Cari İşlemler Raporu
5. Finasnman Raporu
6. Fiş Dökümü Raporu

Entegrasyon

1. Müşteri Yönetimi
2. İş ( Süreç ) Yönetimi
3. Finasnman

Parametre Yönetimi

Ofisyol parametrik ve esnek bir yapıya sahiptir. İşinize özel değişiklikler yapılmasına uygun bir yapısı bulunmaktadır.Makina, bilişim, kimya, inşaat, tekstil, danışmanlık, emlak, matbaa, marka patent ofisleri, hukuk büroları, mimarlık ofisleri gibi farklı sektörde hizmet eden firmaların ihtiyaçlarını karşılayabilecek dinamik yönetilebilen bir parametre altyapısı vardır.

Ofisyolda 100'ün üzerinde parametrik olarak tanımlanabilen sistem değişkeni bulunmaktadır. Bunlardan bazıları :

1. İş Tanımlamaları
2. Süreç Tanımalamaları
3. Sektör,Kaynak,Vergi Dairesi, İl,İlçe vb.Tanımlamalar
4. Mail Şablonu Tanımlamaları
5. Uyarı Şablonu Tanımlamaları
6. Personel Grupları Tanımlamaları
7. Mail Adresleri Tanımlamaları
8. Evrak Tipleri Tanımlamaları
9. Döküman Yönetim Sistemi Tanımlamaları
10. Şirket Tip Tanımlamaları